Biaya Jasa Headhunter: Model Fee dan Cara Menghitungnya

Pertanyaan pertama perusahaan yang menimbang memakai headhunter hampir selalu sama: berapa yang harus dibayar, dan untuk apa uang itu. Jawaban di internet biasanya berhenti pada satu rentang persentase, tanpa menjelaskan bagaimana angka itu terbentuk.

Biaya jasa headhunter di Indonesia dihitung sebagai persentase dari gaji tahunan kandidat yang berhasil ditempatkan, bukan tarif tetap. Pemerintah tidak menetapkan tarif resmi apa pun untuk jasa ini, sehingga besarannya murni hasil kesepakatan antara perusahaan pengguna dan penyedia jasa. Yang menentukan angkanya adalah model fee, tingkat kesulitan posisi, dan cakupan layanan yang Anda beli.

Tiga Model Fee Headhunter yang Perlu Anda Bedakan

Headhunter, atau konsultan executive search, mencari kandidat untuk posisi senior dan peran spesialis dengan mendekati profesional yang sedang bekerja, bukan menunggu lamaran masuk. Sebelum bicara angka, pastikan Anda paham model pembayarannya. Model inilah yang menentukan kapan uang keluar dan seberapa besar risiko yang Anda tanggung kalau pencarian gagal.

Perbedaan praktisnya terasa saat pencarian tersendat. Pada model contingency, konsultan bisa mengalihkan perhatian ke klien lain karena tidak ada uang yang sudah masuk. Pada model retained, konsultan terikat pada satu penugasan dan wajib melaporkan progres. Kalau Anda masih menimbang jenis mitra mana yang tepat, panduan kami soal cara kerja dan cara memilih jasa headhunter membahas kriteria seleksinya lebih rinci.

Apa yang Menentukan Besaran Komisi Headhunter

Tidak ada daftar harga baku di industri ini. Kepmenakertrans No. KEP.230/MEN/2003 Pasal 6 ayat (1) menyatakan besarnya biaya penempatan yang dipungut dari pemberi kerja ditetapkan sesuai kesepakatan antara pemberi kerja dan lembaga penempatan. Artinya, komisi headhunter adalah angka yang bisa Anda negosiasikan sejak awal.

Lima faktor berikut yang paling sering menggeser angkanya:

• Senioritas posisi. Semakin sedikit orang di Indonesia yang memenuhi kriteria, semakin panjang pemetaan yang harus dikerjakan konsultan.
• Kelangkaan keahlian. Peran seperti site reliability engineer atau security architect menuntut pendekatan satu per satu ke kandidat yang sedang bekerja.
• Eksklusivitas. Penugasan eksklusif biasanya dihargai lebih tinggi daripada penugasan yang dilempar ke beberapa vendor sekaligus.
• Dasar perhitungan. Ada firma yang memakai gaji pokok tahunan, ada yang memakai total kompensasi termasuk bonus dan tunjangan. Selisihnya bisa besar.
• Panjang garansi. Garansi penggantian enam bulan menuntut cadangan kerja lebih besar dibanding garansi tiga bulan.

Karena itu, membandingkan dua penawaran hanya dari persentasenya menyesatkan. Tanyakan dasar perhitungannya lebih dulu.

Siapa yang Membayar Biaya Headhunter? Ini Aturan Mainnya

Yang membayar adalah perusahaan pengguna, bukan kandidat. Kepmenakertrans No. KEP.230/MEN/2003 Pasal 4 ayat (1) memberi lembaga penempatan tenaga kerja swasta hak memungut biaya penempatan dari pemberi kerja, dan Pasal 6 ayat (2) melarang pemberi kerja membebankan biaya itu kepada tenaga kerja yang bersangkutan. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 18 Tahun 2024 tentang Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri mempertegasnya lewat Pasal 11 ayat (1): perusahaan penempatan tenaga kerja swasta dilarang memungut biaya penempatan kepada pencari kerja.

Pasal 11 ayat (2) aturan 2024 itu menyisakan satu pengecualian untuk jabatan tertentu, dan rinciannya tetap mengacu pada Kepmenakertrans KEP.230/MEN/2003 yang masih berstatus berlaku di JDIH Kemnaker. Pasal 5 aturan tersebut membatasi pengecualian pada golongan pimpinan, supervisi, pelaksana, dan profesional bergelar S1 plus pendidikan profesi, dengan syarat upahnya sekurang-kurangnya tiga kali upah minimum setempat. Bahkan dalam kasus itu, Pasal 7 membatasi biayanya maksimal satu bulan upah dan mewajibkan pembayarannya diangsur sekurang-kurangnya lima kali.

Konsekuensinya jelas bagi HR: kalau sebuah vendor menawarkan skema yang memotong gaji kandidat untuk menutup fee, skema itu melanggar larangan di atas. Kerangka hukumnya berpangkal pada Pasal 38 ayat (3) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Cara Menghitung Biaya Jasa Headhunter Langkah demi Langkah

Perhitungannya sederhana asal Anda mengunci empat variabel sejak awal. Langkah di bawah memakai tarif pajak yang berlaku pada 2026.

1. Tetapkan dasar perhitungannya. Gaji pokok tahunan saja, atau total kompensasi tahun pertama termasuk tunjangan dan bonus.
2. Kalikan dengan persentase yang disepakati. Hasilnya adalah fee pokok sebelum pajak.
3. Tambahkan PPN. Jasa rekrutmen bukan barang mewah, sehingga mengikuti tarif efektif PPN 11 persen yang berlaku sejak 1 Januari 2025 lewat mekanisme dasar pengenaan pajak nilai lain.
4. Hitung pemotongan PPh Pasal 23. Saat memakai jasa dari wajib pajak badan, perusahaan Anda wajib memotong PPh Pasal 23 sebesar 2 persen dari nilai bruto jasa dan menerbitkan bukti potong. Pemotongan ini bagian dari fee yang Anda setorkan ke negara atas nama vendor, jadi tidak menambah total pengeluaran.

Tabel berikut memperlihatkan aritmetikanya pada tiga tingkat gaji. Persentase di dalamnya hanya contoh hitungan, bukan tarif pasar; ganti dengan angka pada penawaran yang Anda terima.

Ambil baris tengah sebagai contoh arus kasnya. Fee pokok Rp84 juta ditambah PPN 11 persen menjadi Rp93,24 juta yang ditagihkan vendor. Dari jumlah itu Anda menahan PPh Pasal 23 sebesar 2 persen dari fee pokok, yaitu Rp1,68 juta, untuk disetor ke kas negara. Vendor menerima Rp91,56 juta, sementara total kas yang keluar dari perusahaan tetap Rp93,24 juta.

Apa yang Termasuk dan Tidak Termasuk dalam Fee

Dua penawaran dengan persentase sama bisa berarti lingkup kerja yang jauh berbeda. Minta rinciannya tertulis sebelum meneken kontrak.

Umumnya sudah termasuk:

• Pemetaan pasar talenta dan pendekatan langsung ke kandidat pasif.
• Penyaringan awal, wawancara kompetensi, dan penyusunan daftar pendek.
• Pengecekan referensi kerja.
• Pendampingan negosiasi tawaran sampai kandidat menandatangani kontrak.
• Garansi penggantian bila kandidat berhenti dalam periode tertentu.

Sering berada di luar fee dan ditagihkan terpisah:

• Psikotes, asesmen kepemimpinan, atau technical test berbayar dari pihak ketiga.
• Verifikasi latar belakang mendalam seperti pengecekan kredit atau catatan kepolisian.
• Biaya perjalanan kandidat luar kota untuk wawancara langsung.
• Paket relokasi bagi kandidat yang pindah domisili.
• Pencarian ulang setelah masa garansi berakhir.

Pertanyaan yang paling sering terlewat: apa yang terjadi kalau Anda membatalkan pencarian di tengah jalan. Pada model retained, termin yang sudah dibayar umumnya tidak kembali. Pastikan klausulnya tertulis.

Kapan Headhunter Lebih Murah daripada Rekrut Sendiri

Merekrut sendiri terasa gratis karena tidak ada tagihan yang masuk. Padahal biayanya tetap ada, hanya tersebar di pos lain. Ada tiga yang paling sering luput dihitung.

1. Waktu tim HR dan pewawancara

Satu posisi senior bisa menyita puluhan jam kerja untuk menulis iklan, menyaring ratusan lamaran, menjadwalkan wawancara, dan mengejar kandidat yang menghilang. Hitung jam tersebut memakai biaya per jam masing-masing orang yang terlibat, termasuk manajer teknis yang ikut mewawancarai. Praktik menyaring kandidat secara efisien kami bahas terpisah dalam panduan cara HRD menemukan dan merekrut karyawan berkualitas.

2. Biaya kursi kosong

Posisi kritis yang menganggur menahan proyek, memindahkan beban ke rekan setim, dan menunda pendapatan. Perkiraan kasarnya bisa Anda susun sendiri:

Biaya kursi kosong = (kontribusi tahunan posisi tersebut ÷ 250 hari kerja) × jumlah hari posisi kosong

Misalnya sebuah peran Anda perkirakan menyumbang Rp1 miliar per tahun terhadap pendapatan. Dengan asumsi 250 hari kerja setahun, kontribusi hariannya Rp4 juta, sehingga kekosongan 60 hari setara Rp240 juta. Semua angka pada contoh ini berasal dari asumsi internal Anda sendiri, tetapi biasanya sudah cukup untuk membuat perbandingannya jujur.

3. Risiko salah rekrut

Kandidat yang berhenti di bulan ketiga memaksa seluruh siklus diulang, sekaligus menambah biaya orientasi dan produktivitas yang hilang. Di sinilah garansi penggantian punya nilai uang yang nyata: risiko itu berpindah ke penyedia jasa.

Jadi headhunter cenderung lebih hemat ketika posisinya sulit diisi, kursinya mahal saat kosong, dan tim HR Anda kecil. Untuk posisi junior bervolume besar, rekrutmen internal biasanya lebih murah. Logika membandingkannya mirip dengan cara mengelola anggaran IT agar ROI-nya maksimal: bandingkan total biaya kepemilikan, jangan berhenti di angka tagihan.

Kesalahan yang Membuat Biaya Headhunter Membengkak

• Menyamakan persentase tanpa menyamakan dasarnya. Fee 18 persen atas total kompensasi bisa lebih mahal daripada 22 persen atas gaji pokok.
• Melempar satu posisi ke banyak vendor. Kandidat yang sama diperkenalkan dua kali memicu sengketa kepemilikan kandidat dan tagihan ganda.
• Tidak mengunci garansi penggantian. Tanpa klausul tertulis, pencarian ulang menjadi penugasan baru dengan fee baru.
• Menaikkan tawaran gaji di akhir proses. Karena fee mengikuti gaji, menaikkan tawaran otomatis menaikkan tagihan.
• Melupakan pajak dalam anggaran. Anggaran yang hanya menghitung fee pokok akan meleset begitu PPN masuk ke faktur.

Pertanyaan Umum soal Biaya dan Komisi Headhunter

Berapa fee headhunter di Indonesia?

Fee dihitung sebagai persentase dari gaji tahunan atau total kompensasi tahun pertama kandidat yang berhasil ditempatkan. Tidak ada tarif resmi karena Kepmenakertrans KEP.230/MEN/2003 menyerahkan besarannya pada kesepakatan kedua pihak. Minta penawaran tertulis yang mencantumkan dasar perhitungan, model pembayaran, dan garansinya.

Berapa komisi headhunter yang wajar?

Kewajaran diukur dari lingkup kerjanya, bukan dari angka persentasenya sendiri. Bandingkan dua penawaran pada dasar perhitungan yang sama, lalu periksa cakupan asesmen dan panjang garansi penggantian. Penawaran termurah dengan garansi terpendek sering berakhir lebih mahal.

Siapa yang membayar jasa perekrut?

Perusahaan pengguna yang membayar. Kepmenakertrans KEP.230/MEN/2003 Pasal 4 ayat (1) mengatur pemungutan biaya penempatan dari pemberi kerja, dan Pasal 6 ayat (2) melarang pemberi kerja mengalihkan biaya tersebut kepada tenaga kerja yang direkrut.

Apakah kandidat boleh dipungut biaya penempatan?

Permenaker Nomor 18 Tahun 2024 Pasal 11 melarangnya, kecuali untuk jabatan tertentu. Kepmenakertrans KEP.230/MEN/2003 Pasal 5 membatasi pengecualian itu pada jabatan yang upahnya sekurang-kurangnya tiga kali upah minimum setempat, dan Pasal 7 mematok biayanya maksimal satu bulan upah dengan pembayaran diangsur sekurang-kurangnya lima kali.

Apakah biaya headhunter kena pajak?

Ya. Faktur vendor menambahkan PPN dengan tarif efektif 11 persen untuk jasa nonmewah, sementara perusahaan Anda memotong PPh Pasal 23 sebesar 2 persen dari nilai bruto jasa dan menerbitkan bukti potong. Masukkan keduanya ke anggaran sejak awal.

Langkah Selanjutnya

Hitung dulu biaya kursi kosong dan jam kerja tim Anda, lalu bandingkan dengan penawaran headhunter yang dasar perhitungannya jelas. MSBU menjalankan layanan IT staffing dan headhunting yang berfokus pada talenta teknologi. Diskusikan kebutuhan posisi Anda lewat layanan IT staffing & headhunting MSBU untuk memperoleh gambaran biaya dan lingkup kerja yang sesuai dengan peran yang Anda cari.