Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan menghadapi tekanan luar biasa untuk menekan biaya operasional tanpa mengorbankan produktivitas. Teknologi informasi (IT) yang dulu dianggap sekadar pendukung kini menjadi jantung operasional bisnis. Namun, ketika biaya perangkat, lisensi, dan tenaga ahli terus meningkat, efisiensi IT menjadi kebutuhan strategis. Perusahaan dituntut untuk cerdas mengelola investasi teknologinya agar tetap kompetitif di tengah tekanan ekonomi dan disrupsi digital yang tak terelakkan.
IT memainkan peran vital dalam menjaga kelancaran proses bisnis — mulai dari sistem komunikasi, infrastruktur data, hingga keamanan siber. Namun, di balik manfaatnya, IT juga menyumbang porsi besar terhadap biaya operasional perusahaan. Dalam perusahaan modern, hampir setiap aktivitas kini bergantung pada sistem digital, mulai dari kolaborasi tim, otomasi produksi, hingga analitik bisnis. Kondisi ini membuat pengeluaran IT bukan lagi sekadar biaya tambahan, tetapi bagian inti dari strategi keberlanjutan organisasi. Beberapa komponen yang seringkali menjadi beban utama adalah:
Di satu sisi, IT membuka peluang besar untuk efisiensi melalui otomatisasi, integrasi, dan digitalisasi proses bisnis. Namun, tanpa pengelolaan yang tepat, sistem IT justru dapat menjadi pusat pemborosan — baik dari sisi anggaran, waktu, maupun produktivitas. Penelitian oleh Dewi, R., & Suryani, E. (2021) dalam jurnal “Analisis Pengaruh Penggunaan Teknologi Informasi terhadap Efisiensi Operasional Perusahaan” (Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi, Vol. 10 No. 2) menunjukkan bahwa penerapan IT yang terstruktur mampu menurunkan biaya operasional hingga 25% melalui pengurangan aktivitas manual dan peningkatan akurasi data.
Sementara itu, studi lain oleh Susanto, H., & Prabowo, R. (2020) berjudul “Information Technology Investment and Firm Performance: The Role of Cost Efficiency” (Asian Journal of Business and Management Research) menegaskan bahwa keberhasilan efisiensi biaya IT bergantung pada sejauh mana organisasi mampu menyeimbangkan antara investasi teknologi dan kemampuan manajerial dalam mengelolanya. Dengan demikian, hubungan antara IT dan biaya operasional bersifat paradoksal: semakin besar investasi IT, semakin besar pula potensi efisiensinya — asalkan diiringi strategi manajemen yang tepat dan berorientasi nilai.
Baca juga: Mengapa Perusahaan Lebih Untung dengan Sewa Laptop daripada Membeli
Menekan biaya IT bukan perkara mudah. Banyak perusahaan masih terjebak pada infrastruktur lama (legacy systems) yang sulit ditinggalkan karena menjadi fondasi operasional selama bertahun-tahun. Migrasi ke sistem baru membutuhkan biaya dan tenaga yang tidak kecil, terutama untuk memastikan data tetap aman dan proses bisnis tidak terganggu. Di sisi lain, resistensi dari karyawan terhadap perubahan sistem digital juga sering menjadi penghambat utama. Adaptasi ke teknologi baru membutuhkan waktu, pelatihan, dan pendekatan komunikasi yang tepat agar tidak menimbulkan penurunan produktivitas.
Selain itu, biaya tersembunyi sering muncul tanpa disadari: lisensi tambahan yang tidak tercatat, pelatihan karyawan yang berulang, downtime akibat maintenance, serta pengeluaran tak terduga untuk pembaruan perangkat atau keamanan sistem. Dalam jangka panjang, biaya-biaya kecil ini dapat menumpuk dan menjadi beban yang signifikan terhadap keuangan perusahaan. Beberapa tantangan lain yang sering muncul meliputi:
Selain faktor teknis, tantangan lainnya datang dari sisi manajerial: bagaimana memastikan bahwa setiap pengeluaran IT benar-benar memberikan nilai tambah, bukan sekadar mengikuti tren teknologi. Karena itu, strategi efisiensi IT tidak hanya soal penghematan biaya, tetapi juga tentang membangun sistem yang adaptif, aman, dan berkelanjutan—sistem yang mampu tumbuh bersama kebutuhan bisnis tanpa menimbulkan beban jangka panjang. Untuk menjawab tantangan tersebut, perusahaan perlu menerapkan pendekatan efisiensi IT yang terencana dan terukur, mencakup optimalisasi aset, pemanfaatan layanan berbasis teknologi seperti DaaS, serta peningkatan kompetensi SDM—yang akan dibahas lebih lanjut dalam bagian berikutnya yaitu 7 Strategi Efisiensi IT di Tengah Tekanan Biaya Operasional.
Salah satu langkah paling efektif dalam efisiensi IT adalah beralih dari model kepemilikan ke model layanan. Device as a Service (DaaS) dari Renpal, bagian dari MSBU Group, menawarkan solusi sewa laptop dan perangkat kerja yang fleksibel dan hemat biaya. Melalui model ini, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya besar di awal untuk pembelian perangkat. Semua kebutuhan perangkat, dari ThinkPad hingga MacBook Pro, bisa disesuaikan dan di-upgrade kapan saja tanpa perlu repot. Keunggulannya meliputi:
Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga likuiditas, mempercepat rotasi aset, dan menghindari beban depresiasi perangkat. Selain DaaS, model layanan seperti Cloud Computing dan Software as a Service (SaaS) juga memberi keuntungan serupa. Alih-alih membangun infrastruktur sendiri, perusahaan bisa menyewa kapasitas server atau software sesuai kebutuhan. Model ini memungkinkan skalabilitas cepat dan efisiensi biaya operasional yang signifikan.
Alih daya (outsourcing) bagian tertentu dari fungsi IT dapat mengurangi beban kerja internal sekaligus menekan pengeluaran. MSBU, melalui divisi IT Staffing & Headhunting, menyediakan solusi tenaga ahli IT sesuai kebutuhan proyek atau jangka panjang. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak perlu merekrut full-time staff untuk posisi yang bersifat temporer atau proyek-based. Keuntungannya meliputi:
Namun, outsourcing juga perlu disertai manajemen risiko yang ketat. Perusahaan harus memastikan perjanjian kerja jelas, dengan indikator kinerja (SLA) dan keamanan data yang terjamin.
Otomatisasi adalah kunci efisiensi operasional di era digital. Proses seperti backup data, pembaruan sistem, atau monitoring jaringan kini bisa dijalankan otomatis menggunakan software manajemen modern. Selain itu, integrasi sistem antar divisi — misalnya antara keuangan, SDM, dan logistik — menghindarkan duplikasi kerja dan mempercepat pengambilan keputusan. Contohnya, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dapat menyatukan seluruh data operasional ke dalam satu platform. Manfaat utamanya antara lain:
Langkah ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan setiap keputusan berbasis data yang akurat.
Perangkat dan infrastruktur IT memiliki umur ekonomis terbatas. Sayangnya, banyak perusahaan tidak memiliki strategi life cycle management yang jelas. Akibatnya, perangkat digunakan melewati batas efisiensinya, meningkatkan risiko downtime dan biaya perawatan. Untuk itu, perusahaan perlu menerapkan:
Model seperti DaaS membantu mengatasi masalah ini, karena penyedia layanan seperti Renpal secara berkala melakukan upgrade perangkat sesuai kebutuhan klien tanpa biaya tambahan besar.
Negosiasi kontrak dengan vendor perangkat lunak atau penyedia layanan sering kali diabaikan, padahal langkah ini bisa menjadi salah satu cara paling efektif untuk menekan biaya operasional IT secara signifikan. Strategi procurement yang cerdas tidak hanya berfokus pada harga, tetapi juga mencakup optimalisasi manfaat jangka panjang, fleksibilitas kontrak, serta kualitas dukungan purna jual yang diberikan vendor. Dengan pendekatan yang lebih strategis, perusahaan dapat memperoleh nilai terbaik dari setiap investasi teknologi. Beberapa tips efisiensi dalam pengadaan IT yang dapat diterapkan antara lain:
Selain itu, perusahaan dapat bekerja sama dengan mitra strategis seperti MSBU, yang memiliki jaringan dan pengalaman luas dalam negosiasi teknologi korporat. Dengan dukungan ini, perusahaan bisa memperoleh harga korporat yang lebih kompetitif, jaminan layanan yang terukur melalui SLA, serta dukungan teknis terpadu yang membantu memastikan efisiensi biaya sekaligus keberlanjutan sistem IT jangka panjang.
Teknologi tidak akan memberikan efisiensi maksimal tanpa manusia yang mampu mengelolanya dengan benar. Karena itu, investasi dalam pelatihan dan pengembangan kemampuan IT bagi karyawan merupakan langkah jangka panjang yang memberikan dampak signifikan terhadap produktivitas dan efisiensi organisasi. Selain meningkatkan kemampuan teknis, pelatihan juga menumbuhkan kesadaran akan pentingnya penggunaan teknologi secara efektif dan aman. Beberapa program pengembangan kompetensi yang disarankan antara lain:
SDM yang terampil mampu mengidentifikasi potensi penghematan, meminimalkan risiko kesalahan manusia (human error), serta mendorong penggunaan teknologi secara strategis. Selain itu, perusahaan juga dapat mengadopsi model blended workforce — menggabungkan tim internal dengan tenaga ahli eksternal dari MSBU — untuk menjaga efisiensi, fleksibilitas, dan kecepatan eksekusi proyek tanpa harus menambah beban biaya tetap jangka panjang.
Langkah terakhir dalam strategi efisiensi adalah memastikan adanya pengukuran dan evaluasi berkelanjutan. Tanpa data yang akurat, sulit bagi perusahaan untuk menilai apakah strategi efisiensi yang diterapkan benar-benar memberikan hasil yang optimal. Pemantauan ini tidak hanya berfungsi sebagai alat kontrol, tetapi juga sebagai dasar untuk pengambilan keputusan strategis di masa depan — apakah sebuah kebijakan perlu dipertahankan, disesuaikan, atau diganti sepenuhnya. Beberapa KPI (Key Performance Indicators) yang dapat digunakan meliputi:
Selain pemantauan kuantitatif, audit internal secara rutin akan membantu menemukan area inefisiensi tersembunyi, sementara feedback langsung dari pengguna dapat mengungkap sisi praktis dari efektivitas solusi IT di lapangan. Kombinasi antara data dan umpan balik ini memungkinkan perusahaan melakukan penyempurnaan berkelanjutan (continuous improvement), memastikan setiap strategi efisiensi memberikan dampak nyata terhadap kinerja dan produktivitas organisasi.
Bayangkan sebuah perusahaan startup dengan 50 karyawan yang sedang bertumbuh pesat. Mereka membutuhkan perangkat kerja baru untuk memperluas tim, tetapi pembelian laptop secara langsung akan menguras cash flow hingga ratusan juta rupiah. Di sinilah konsep Device as a Service (DaaS) dari Renpal — bagian dari MSBU Group — menjadi solusi cerdas. Dengan model ini, perusahaan cukup menyewa perangkat sesuai kebutuhan, mulai dari Rp599.000 per bulan per unit. Ketika bisnis berkembang, mereka dapat dengan mudah menambah unit baru atau melakukan upgrade spesifikasi tanpa harus menanggung pengeluaran besar di awal.
Model ini terbukti mampu menghemat biaya awal hingga 70%, mempercepat proses onboarding karyawan baru, dan menjaga arus kas perusahaan tetap stabil. Selain itu, semua aspek teknis seperti pemeliharaan, perbaikan, dan penggantian perangkat ditangani langsung oleh tim Renpal, lengkap dengan dukungan teknis 24/7. Hal ini membuat tim IT internal bisa berfokus pada proyek yang lebih strategis dan bernilai bisnis tinggi, seperti pengembangan sistem atau keamanan siber. Pendekatan berbasis layanan seperti DaaS bukan hanya efisien secara finansial, tetapi juga meningkatkan fleksibilitas operasional — menjadikannya model ideal bagi perusahaan modern yang ingin tumbuh cepat tanpa terbebani investasi besar di awal.
Tentu, setiap strategi efisiensi memiliki risiko yang perlu diantisipasi agar tidak menimbulkan gangguan terhadap stabilitas operasional. Beberapa risiko paling umum yang sering dihadapi perusahaan antara lain:
Namun, risiko-risiko tersebut dapat diminimalkan dengan penerapan strategi mitigasi yang tepat, seperti:
Dengan mitigasi yang matang dan evaluasi berkala, manfaat efisiensi IT jauh lebih besar daripada risikonya. Strategi yang terencana tidak hanya menekan biaya, tetapi juga memperkuat fondasi keamanan dan ketahanan digital perusahaan di jangka panjang.
Langkah efisiensi IT sebaiknya dilakukan secara bertahap dan terukur agar tidak menimbulkan gangguan terhadap operasional yang sudah berjalan. Setiap perusahaan memiliki tingkat kesiapan dan kebutuhan yang berbeda, sehingga roadmap berikut dapat disesuaikan dengan konteks dan skala bisnis masing-masing:
Pendekatan bertahap ini membantu perusahaan beradaptasi tanpa risiko besar, sekaligus memastikan setiap perubahan membawa hasil nyata dalam bentuk efisiensi biaya, peningkatan produktivitas, dan daya saing jangka panjang.
Baca juga: Bagaimana Data Scientist Mengubah Data Menjadi Solusi Bisnis
Efisiensi IT bukan sekadar strategi penghematan, melainkan langkah transformasi menuju bisnis yang lebih adaptif dan tangguh. Di tengah tekanan biaya operasional yang terus meningkat, perusahaan perlu meninjau ulang cara mereka mengelola teknologi dari kepemilikan perangkat hingga manajemen sumber daya. Solusi seperti Device as a Service (DaaS) dari Renpal terbukti menjadi alternatif cerdas untuk menekan biaya, menjaga fleksibilitas, dan meningkatkan produktivitas. Dengan kombinasi strategi yang tepat — automasi, outsourcing, pelatihan, dan monitoring berkelanjutan — perusahaan dapat menjadikan IT bukan lagi pusat biaya, melainkan motor efisiensi dan keunggulan kompetitif.
Temukan Layanan di Renpal