High volume hiring, atau proses perekrutan dalam jumlah besar, sering kali menjadi tantangan besar bagi tim HR dan rekrutmen. Ketika perusahaan membutuhkan sejumlah besar karyawan dalam waktu singkat—baik karena ekspansi besar-besaran, proyek musiman, atau kebutuhan mendesak lainnya—tantangan operasional, waktu, dan kualitas dapat muncul. Perekrutan besar-besaran membutuhkan strategi yang lebih efektif, pendekatan yang terstruktur, dan alat yang tepat untuk mengelola aliran kandidat. Artikel ini membahas beberapa tantangan umum dalam high volume hiring serta tips untuk mengatasi setiap tantangan tersebut agar tim rekrutmen dapat melakukan proses perekrutan dengan lebih efisien.
Baca juga: Merekrut Talenta IT di Tengah Ketatnya Persaingan
Tantangan dalam High Volume Hiring
1. Mengelola Banyaknya Aplikasi yang Masuk
Dalam high volume hiring, jumlah aplikasi yang masuk seringkali jauh lebih besar daripada jumlah posisi yang tersedia. Hal ini dapat mengakibatkan overload bagi tim rekrutmen. Mereka harus memilah ratusan atau bahkan ribuan aplikasi untuk menemukan kandidat yang tepat dalam waktu yang terbatas.
2. Menjaga Kualitas dalam Seleksi
Ketika fokus pada jumlah, sering kali kualitas seleksi bisa terganggu. Tantangan dalam high volume hiring adalah memastikan bahwa setiap kandidat yang dipilih memiliki kualifikasi yang sesuai dan sesuai dengan standar perusahaan, tanpa melewatkan langkah penting dalam proses seleksi.
3. Menghemat Waktu Tanpa Mengurangi Efektivitas
High volume hiring sering kali dibatasi oleh waktu, baik karena kebutuhan bisnis yang mendesak maupun tenggat waktu tertentu. Perekrutan dalam skala besar membutuhkan pengelolaan waktu yang efisien agar tim rekrutmen dapat memproses setiap tahap dengan cepat dan tepat.
4. Menghindari Burnout pada Tim Rekrutmen
Ketika tim rekrutmen harus menangani sejumlah besar aplikasi, risiko burnout meningkat. Tanpa strategi yang tepat, rekrutmen dalam volume tinggi bisa menjadi pekerjaan yang sangat melelahkan dan membuat tim rekrutmen kehilangan motivasi.
5. Meningkatkan Brand Employer Selama Perekrutan Massal
High volume hiring sering kali berisiko merusak brand employer jika tidak dikelola dengan baik. Jika kandidat merasa proses rekrutmen tidak profesional atau tidak transparan, ini bisa mempengaruhi citra perusahaan sebagai tempat kerja.
Tips Mengatasi Tantangan dalam High Volume Hiring
1. Gunakan Teknologi untuk Mengelola Aliran Aplikasi
Teknologi merupakan aset utama dalam mengelola proses perekrutan besar-besaran. Menggunakan Applicant Tracking System (ATS) yang canggih dapat membantu tim rekrutmen dalam menyaring aplikasi secara otomatis, mengelola data kandidat, dan melacak status setiap aplikasi dengan lebih mudah. ATS juga dapat mengotomatisasi tahap awal proses seleksi, seperti memfilter kandidat berdasarkan kriteria tertentu (misalnya pengalaman kerja atau pendidikan) untuk mengurangi jumlah aplikasi yang harus ditinjau secara manual.
Selain ATS, alat kecerdasan buatan (AI) dapat digunakan untuk melakukan penilaian awal terhadap kandidat. Teknologi ini dapat menganalisis resume dan menilai kecocokan kandidat berdasarkan kriteria yang ditentukan, sehingga membantu tim rekrutmen dalam mengidentifikasi kandidat berkualitas secara lebih cepat.
2. Terapkan Proses Screening yang Sederhana namun Efektif
Dalam high volume hiring, tahap screening awal sangat penting. Buatlah proses screening yang sederhana namun tetap efektif untuk mengidentifikasi kandidat berkualitas. Misalnya, tim rekrutmen dapat menggunakan kuesioner atau form aplikasi dengan beberapa pertanyaan filter yang langsung mengukur kesesuaian kandidat dengan posisi yang dibutuhkan.
Selain itu, pertimbangkan untuk melakukan penilaian awal secara online. Tes penilaian singkat yang dikirim melalui email atau platform online dapat membantu mengevaluasi kemampuan kandidat sebelum mereka diundang untuk tahap wawancara. Hal ini tidak hanya mempercepat proses seleksi, tetapi juga memastikan bahwa kandidat yang maju ke tahap selanjutnya sudah memiliki kualitas yang sesuai.
3. Gunakan Wawancara Video untuk Menghemat Waktu
Wawancara video adalah solusi yang efisien untuk mengurangi waktu yang diperlukan dalam proses wawancara. Dalam high volume hiring, wawancara secara langsung bisa menjadi tantangan logistik yang besar. Dengan wawancara video, tim rekrutmen dapat menjadwalkan sesi wawancara dengan lebih fleksibel dan melakukan wawancara dengan kandidat dari berbagai lokasi.
Banyak perusahaan juga memanfaatkan video interview on-demand, di mana kandidat diminta untuk menjawab pertanyaan yang telah direkam sebelumnya dan mengirimkan video tersebut. Ini membantu tim rekrutmen untuk meninjau wawancara sesuai dengan jadwal mereka sendiri, mengurangi waktu koordinasi dan memungkinkan lebih banyak wawancara dalam waktu singkat.
4. Gunakan Data dan Analisis untuk Membantu Pengambilan Keputusan
Dalam high volume hiring, data menjadi aset yang sangat berharga. Gunakan data historis untuk mengidentifikasi tren dan pola dalam proses perekrutan. Misalnya, data dari proses perekrutan sebelumnya dapat menunjukkan dari mana sumber aplikasi berkualitas terbaik berasal atau di tahap mana kandidat cenderung gagal. Dengan memahami data ini, tim rekrutmen dapat mengoptimalkan strategi perekrutan mereka.
Selain itu, analisis data juga dapat digunakan untuk memprediksi kinerja kandidat dalam peran tertentu. Banyak ATS yang memiliki fitur untuk mengintegrasikan data kinerja kandidat di masa lalu, yang memungkinkan tim rekrutmen memprediksi kandidat mana yang memiliki potensi sukses dalam peran tertentu berdasarkan kriteria yang diukur.
5. Membuat Tim Perekrutan Khusus untuk High Volume Hiring
Mengelola high volume hiring membutuhkan pendekatan yang berbeda dari perekrutan standar. Pertimbangkan untuk membentuk tim perekrutan khusus yang fokus pada proses perekrutan besar-besaran ini. Dengan tim yang dikhususkan untuk high volume hiring, perusahaan dapat mengelola tugas-tugas dengan lebih efisien dan menghindari kelebihan beban pada tim rekrutmen reguler.
Tim khusus ini juga dapat bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menerapkan proses khusus, mulai dari screening hingga onboarding. Dengan pendekatan yang terfokus, perusahaan dapat mencapai target rekrutmen tanpa mengorbankan kualitas dan efisiensi.
6. Memberikan Pengalaman Kandidat yang Positif
Selama high volume hiring, penting untuk memberikan pengalaman kandidat yang positif. Pastikan komunikasi dengan kandidat tetap jelas dan profesional, bahkan jika mereka tidak lolos proses seleksi. Menggunakan pesan otomatis atau sistem pembaruan status aplikasi di ATS dapat membantu mengelola komunikasi secara efisien.
Berikan informasi yang jelas mengenai proses seleksi dan perkiraan waktu yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu mengelola ekspektasi kandidat dan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai waktu dan usaha mereka dalam melamar. Dengan pengalaman kandidat yang positif, perusahaan dapat meningkatkan reputasi brand employer, yang akan memudahkan perekrutan di masa depan.
7. Optimalkan Onboarding untuk Karyawan Baru dalam Jumlah Besar
Setelah kandidat diterima, proses onboarding yang terstruktur dan efisien sangat penting untuk memastikan karyawan baru bisa langsung beradaptasi. Buatlah program onboarding yang terstandarisasi dan mudah diikuti, terutama jika jumlah karyawan baru sangat banyak.
Pertimbangkan untuk menggunakan modul e-learning untuk mempercepat proses pelatihan dan memberikan informasi penting kepada karyawan baru. Selain itu, buat sesi onboarding secara berkelompok untuk meningkatkan efisiensi dan membangun rasa kebersamaan di antara karyawan baru. Onboarding yang efektif membantu karyawan baru merasa lebih diterima dan siap berkontribusi.
Baca juga: Tips Menulis Job Description yang Menarik bagi Kandidat
Kesimpulan
High volume hiring adalah tantangan yang memerlukan perencanaan yang matang, alat yang tepat, dan strategi perekrutan yang efektif. Dengan menggunakan teknologi seperti ATS dan wawancara video, membangun proses screening yang efisien, mengoptimalkan data dan analisis, serta memberikan pengalaman kandidat yang positif, tim rekrutmen dapat mengelola perekrutan besar-besaran dengan lebih lancar dan efisien. Selain itu, program onboarding yang terstruktur membantu memastikan karyawan baru dapat dengan cepat beradaptasi dan memberikan kontribusi pada perusahaan.
Dengan penerapan tips di atas, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi high volume hiring tanpa mengorbankan kualitas perekrutan. High volume hiring yang sukses akan membantu perusahaan memenuhi kebutuhan tenaga kerja dengan cepat, menjaga kualitas karyawan, dan membangun reputasi positif sebagai tempat kerja yang profesional dan menarik.
Temukan Lowongan Pekerjaan Di MSBU!
PT MSBU Konsultan Indonesia 
