Pertanyaan sewa vs beli laptop kantor muncul setiap kali perusahaan menambah orang. Harga unit gampang dibandingkan, tapi harga unit bukan biaya sebenarnya.
Sewa laptop kantor lebih murah bila pemakaian di bawah satu tahun, tim Anda berubah cepat, atau kas perlu dijaga. Begitu pemakaian melewati satu tahun, membeli yang lebih murah, sepanjang jumlah tim stabil dan biaya dukungan internal Anda di bawah ambangnya: sekitar Rp 344.000 per unit per bulan pada horizon tiga tahun. Titik baliknya ada pada horizon pemakaian dan biaya dukungan, bukan pada harga unit.
Kerangkanya total cost of ownership (TCO): seluruh biaya perangkat sejak dibeli sampai dihapuskan. Semua angka rupiah di bawah adalah asumsi contoh; ganti dengan angka Anda sendiri. Keterbukaan: MSBU menjalankan Renpal, layanan sewa laptop kantor, dan simulasi ini justru memenangkan opsi membeli.
Proposal pengadaan berhenti di harga unit dikali jumlah karyawan, padahal biayanya berjalan selama perangkat dipakai.
| Komponen biaya | Beli | Sewa |
|---|---|---|
| Garansi dan perpanjangannya | Dibeli terpisah, terbatas masa berlakunya | Melekat pada kontrak |
| Perbaikan di luar garansi | Ditanggung perusahaan | Ditanggung penyedia |
| Unit pengganti saat perangkat rusak | Perlu stok cadangan sendiri | Umumnya termasuk, cek janji waktunya |
| Dukungan teknis harian | Tim internal atau jasa pihak ketiga | Sebagian termasuk, sisanya tetap di tim Anda |
| Penggantian armada tiap 3–4 tahun | Pengadaan baru dari nol | Refresh sesuai kontrak |
| Penghapusan data dan pelepasan aset | Ditanggung perusahaan | Umumnya termasuk |
| Administrasi | Pencatatan aset dan penyusutan | Bukti potong pajak dan rekonsiliasi tiap bulan |
Logika serupa berlaku untuk pos belanja teknologi lain, seperti di panduan mengelola anggaran IT agar ROI maksimal.
Satu angka tarif sewa menutup banyak pos, jadi periksa isinya sebelum tanda tangan: kapan unit pengganti sampai, dan apakah refresh masuk kontrak.
Setiap pembayaran sewa perangkat wajib dipotong PPh Pasal 23 sebesar 2% dari jumlah bruto, lalu Anda membuat bukti potong lewat e-bupot, aplikasi bukti potong milik DJP, dan menyetorkannya tiap bulan.
Dukungan dalam kontrak sewa hanya bernilai kalau Anda belum punya kapasitas itu: yang sudah memakai jasa IT support profesional membayar layanan yang sama dua kali.
Asumsi untuk 20 unit: harga beli Rp 12.000.000 per unit; tarif sewa Rp 600.000 per unit per bulan sudah termasuk dukungan dan penggantian unit; dukungan serta perbaikan pada skenario beli Rp 1.000.000 per unit per tahun; penghapusan data dan pelepasan aset Rp 200.000 per unit per armada. Nilai jual kembali mengikuti umur unit: Rp 6.000.000 pada umur satu tahun, Rp 3.000.000 pada umur tiga tahun, Rp 2.500.000 pada umur empat tahun. Skenario beli lima tahun: armada pertama empat tahun, armada kedua untuk tahun kelima.
| Pos biaya (20 unit, dalam rupiah) | Beli, 3 tahun | Sewa, 3 tahun | Beli, 5 tahun | Sewa, 5 tahun |
|---|---|---|---|---|
| Pengadaan armada pertama | 240.000.000 | 0 | 240.000.000 | 0 |
| Pengadaan armada kedua (awal tahun ke-5) | Tidak ada | Tidak ada | 240.000.000 | Termasuk |
| Biaya sewa | 0 | 432.000.000 | 0 | 720.000.000 |
| Dukungan, perbaikan, unit cadangan | 60.000.000 | Termasuk sebagian | 100.000.000 | Termasuk sebagian |
| Penghapusan data dan pelepasan aset | 4.000.000 | Termasuk | 8.000.000 | Termasuk |
| Total kas keluar | 304.000.000 | 432.000.000 | 588.000.000 | 720.000.000 |
| Nilai jual kembali armada pertama | (60.000.000) | 0 | (50.000.000) | 0 |
| Nilai jual kembali armada kedua | Tidak ada | 0 | (120.000.000) | 0 |
| TCO bersih | 244.000.000 | 432.000.000 | 418.000.000 | 720.000.000 |
| Setara per unit per bulan | 339.000 | 600.000 | 348.000 | 600.000 |
Sumber: perhitungan dari asumsi di atas, per Agustus 2026. Dua pos tidak dihitung di sisi sewa: dukungan harian yang tetap tertinggal di tim Anda, dan administrasi PPh 23 bulanan. Di sisi beli, biaya modal atas Rp 240 juta yang keluar di hari pertama juga tidak dihitung.
Hasilnya tidak menguntungkan pihak yang menyewakan: membeli lebih murah di kedua horizon, 1,77 kali di tahun ketiga dan 1,72 kali di tahun kelima. Titik impasnya jatuh di bulan ke-12: (240 + 20 + 4 − 120) juta ÷ 240 unit-bulan = Rp 600.000, sama dengan tarif sewa. Di bawah setahun sewa lebih murah, sesudahnya membeli.
Berapa sebenarnya biaya dukungan internal Anda? Keluarkan biaya dukungan dari TCO beli, bagi sisanya dengan jumlah unit-bulan, lalu kurangkan dari tarif sewa. Untuk tiga tahun: (Rp 244 juta − Rp 60 juta) ÷ 720 unit-bulan = Rp 256.000, sehingga sewa jadi setara begitu biaya dukungan Anda melewati sekitar Rp 344.000 per unit per bulan atau Rp 4,1 juta per unit per tahun. Untuk lima tahun ambangnya sekitar Rp 335.000.
Potong nilai jual kembali separuh dan TCO beli naik ke Rp 274 juta (tiga tahun) dan Rp 503 juta (lima tahun), setara Rp 381.000 dan Rp 419.000 per unit per bulan, keduanya masih di bawah tarif sewa Rp 600.000.
Membeli masuk sebagai belanja modal, kas keluar sekaligus di muka; menyewa masuk sebagai biaya operasional yang dicicil tiap bulan. Pada simulasi 20 unit tadi: Rp 240 juta di hari pertama versus Rp 12 juta per bulan. Untuk perusahaan yang sedang tumbuh, uang yang tidak terkunci di aset bisa membiayai hal lain; yang kasnya kuat tidak merasakan manfaat itu.
Perlakuan pajaknya berbeda. Laptop tidak bisa dibebankan sekaligus di tahun pembelian: Lampiran PMK 72 Tahun 2023 menyebut laptop dan komputer sebagai harta berwujud bukan bangunan Kelompok 1, dengan masa manfaat 4 tahun dan tarif penyusutan garis lurus 25% per tahun. Biaya sewa menjadi beban operasional pada tahun berjalan. Yang berbeda adalah kapan biaya boleh diakui; total pajak sepanjang umur perangkat tetap sama.
Pada simulasi 20 unit di artikel ini, membeli menang 1,77 kali di tiga tahun dan 1,72 kali di lima tahun, jadi mengganti armada di tahun keempat tidak membalik hasilnya.
Keunggulan itu berarti kalau dua syarat terpenuhi. Pertama, kas Anda sanggup menyerap pengadaan di muka: Rp 240 juta untuk 20 unit pada contoh ini. Kedua, perusahaan siap memegang perangkat sebagai aset tercatat, dengan daftar aset, jadwal penyusutan, dan pelepasan di akhir umur pakai.
Pada simulasi 20 unit di artikel ini (beli Rp 12 juta per unit, sewa Rp 600.000 per unit per bulan), sewa menang pada dua kondisi yang bisa Anda uji: pemakaian di bawah satu tahun, atau biaya dukungan internal Anda di atas sekitar Rp 344.000 per unit per bulan pada horizon tiga tahun. Yang Anda beli adalah kepastian biaya dan kecepatan pemulihan.
Satu faktor jarang masuk hitungan: kecepatan persetujuan. Kalau di perusahaan Anda belanja modal ratusan juta harus lewat komite sementara anggaran operasional bisa disetujui di tingkat manajer, selisih waktu itu bisa lebih menentukan daripada selisih rupiah — terutama kalau tim baru harus mulai bekerja bulan depan.
Menyewa masuk akal bila pemakaiannya pendek, jumlah tim belum stabil, atau perusahaan belum punya kapasitas dukungan teknis. Bila ketiganya tidak berlaku dan perangkat dipakai lebih dari setahun, membeli biasanya lebih murah.
Pada simulasi 20 unit di artikel ini, membeli lebih hemat untuk horizon tiga maupun lima tahun. Hasilnya berbalik ketika biaya dukungan, perbaikan, dan unit cadangan Anda melewati sekitar Rp 344.000 per unit per bulan pada horizon tiga tahun, atau Rp 335.000 pada horizon lima tahun.
Biaya sewa dibebankan sebagai biaya operasional pada tahun berjalan, sedangkan laptop yang dibeli disusutkan empat tahun sesuai ketentuan Kelompok 1. Yang berbeda adalah waktu pengakuan biaya, bukan besar penghematannya. Pembayaran sewa juga dipotong PPh Pasal 23 sebesar 2%.
Patokan praktisnya adalah masa manfaat empat tahun yang dipakai untuk penyusutan pajak. Perangkat untuk pekerjaan berat seperti pengembangan perangkat lunak biasanya perlu diperbarui lebih cepat.
Isi tabel simulasi 20 unit di artikel ini dengan angka Anda, terutama biaya dukungan dan unit cadangan. Kalau condong ke beli, kunci anggaran dukungan tahunan dan jadwal penggantian armada di tahun keempat. Kalau condong ke sewa, lihat rincian layanan sewa laptop kantor Renpal dari MSBU dan minta simulasi untuk jumlah unit Anda.