Dalam proses rekrutmen, penyaringan Curriculum Vitae (CV) merupakan salah satu tahap awal yang krusial namun seringkali menjadi tantangan tersendiri. Tidak sedikit staff HR atau rekruter yang merasa kewalahan saat harus memilah ratusan hingga ribuan CV yang masuk hanya untuk satu posisi lowongan. Beban kerja yang tinggi dan tekanan untuk segera menemukan kandidat terbaik membuat proses screening menjadi rawan kelelahan dan bahkan menurunkan kualitas penilaian. Untuk itu, diperlukan pendekatan yang lebih efisien dan sistematis agar proses seleksi tetap berjalan optimal tanpa menguras energi secara berlebihan.
Permasalahan utama dalam proses screening CV adalah volume pelamar yang sangat besar dan tidak terfilter sejak awal. Hal ini diperparah dengan banyaknya kandidat yang tidak membaca deskripsi pekerjaan secara menyeluruh dan tetap mengirimkan lamaran meskipun tidak memenuhi kualifikasi dasar. Ketidaksesuaian ini menyebabkan waktu terbuang untuk membaca CV yang sebenarnya sudah bisa dieliminasi sejak awal.
Selain itu, beberapa perusahaan, khususnya yang berskala kecil dan menengah, masih melakukan proses screening secara manual tanpa bantuan teknologi. Rekruter harus membuka satu per satu file CV yang masuk, membaca isinya secara menyeluruh, dan mencocokkannya dengan kebutuhan posisi. Di tengah tuntutan kerja lainnya, proses ini sangat memakan waktu dan energi. Dalam jangka panjang, hal ini berisiko menyebabkan kelelahan mental (burnout), kesalahan dalam menilai kandidat, atau bahkan melewatkan talenta terbaik karena ketidaksengajaan.
Baca juga: Pentingnya Candidate Experience dalam Proses Rekrutmen
Agar proses penyaringan CV menjadi lebih ringan namun tetap akurat, ada beberapa cara sederhana namun efektif yang dapat diterapkan. Berikut beberapa strategi yang bisa dipraktikkan oleh tim rekrutmen:
Langkah awal yang perlu dilakukan sebelum memulai proses screening adalah menetapkan kriteria seleksi secara jelas dan terbagi dalam dua kelompok: kriteria wajib (must-have) dan kriteria tambahan (nice-to-have). Kriteria wajib merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh kandidat, seperti latar belakang pendidikan tertentu, sertifikasi wajib, atau pengalaman kerja minimal. Sementara itu, kriteria tambahan bersifat pelengkap yang bisa menjadi nilai lebih jika dimiliki, seperti kemampuan menggunakan software tertentu, pengalaman di industri spesifik, atau kemampuan bahasa asing.
Dengan pemisahan ini, proses penilaian bisa lebih cepat karena rekruter dapat langsung menyaring kandidat yang tidak memenuhi kriteria wajib, tanpa harus membaca seluruh isi CV. Selain itu, pembuatan checklist sederhana dari kriteria ini dapat membantu proses screening menjadi lebih terstruktur dan objektif.
Jika volume pelamar sangat besar dan waktu sangat terbatas, penggunaan teknologi seperti Applicant Tracking System (ATS) dapat menjadi solusi yang sangat membantu. ATS adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola proses rekrutmen secara digital, termasuk menyaring dan mengelompokkan CV berdasarkan kata kunci yang relevan dengan deskripsi pekerjaan.
ATS dapat melakukan pemindaian otomatis terhadap CV dan mencocokkannya dengan kriteria tertentu, seperti gelar pendidikan, pengalaman kerja, hingga skill yang dimiliki. Dengan demikian, rekruter tidak perlu membaca setiap CV satu per satu, melainkan cukup memeriksa hasil sortir dari sistem yang sudah difilter sebelumnya.
Saat ini, tersedia berbagai platform ATS yang bisa digunakan, mulai dari yang bersifat gratis seperti Zoho Recruit atau Rekruiter, hingga layanan berbayar dengan fitur lebih lengkap seperti Jobvite atau Greenhouse. Bahkan, untuk perusahaan kecil atau startup, penggunaan plugin ATS sederhana yang terintegrasi dengan email atau spreadsheet juga sudah cukup membantu mempercepat proses.
Untuk menyaring pelamar sejak awal, HR bisa menyediakan formulir lamaran kerja yang terstruktur menggunakan Google Form, Typeform, atau platform serupa. Formulir ini tidak hanya berfungsi sebagai alat pengumpulan data, tetapi juga bisa menjadi filter otomatis sebelum kandidat sampai ke tahap peninjauan CV.
Formulir dapat diisi dengan pertanyaan-pertanyaan spesifik yang mencerminkan kualifikasi dasar, seperti:
a. Apakah Anda memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang A?
b. Apakah Anda bersedia bekerja secara hybrid di lokasi B?
c. Berapa ekspektasi gaji Anda?
d. Kapan Anda bisa mulai bekerja?
Jawaban dari pertanyaan ini bisa langsung digunakan untuk menyaring kandidat yang sesuai, bahkan sebelum membaca CV mereka. Dengan begitu, hanya pelamar yang memenuhi kriteria dasar yang akan dilanjutkan ke tahap screening mendalam.
Langkah sederhana lain yang bisa diterapkan adalah menyaring pelamar melalui email follow-up yang berisi beberapa pertanyaan pra-interview. Pertanyaan ini tidak harus terlalu teknis, tetapi cukup untuk menilai keseriusan dan kesiapan kandidat. Misalnya:
a. Ceritakan secara singkat pengalaman Anda yang paling relevan dengan posisi ini.
b. Apa tantangan terbesar yang pernah Anda hadapi dalam pekerjaan sebelumnya?
c. Bagaimana cara Anda mengelola tenggat waktu saat workload tinggi?
Respons terhadap pertanyaan ini bisa menjadi indikator awal untuk mengetahui cara berpikir kandidat, kemampuan komunikasi, dan sejauh mana mereka memahami posisi yang dilamar. Proses ini juga membantu menyaring kandidat yang asal melamar tanpa komitmen serius.
Selain strategi teknis, manajemen waktu juga sangat penting dalam proses screening. Salah satu metode yang bisa diterapkan adalah batching dan time blocking. Batching berarti mengelompokkan pekerjaan sejenis dalam satu waktu khusus, sementara time blocking berarti menjadwalkan waktu khusus untuk mengerjakan suatu tugas secara fokus tanpa gangguan lain.
Misalnya, rekruter bisa menjadwalkan waktu 1 jam setiap pagi dan sore khusus untuk membuka dan menyaring CV. Dengan cara ini, perhatian tidak terbagi dan keputusan seleksi menjadi lebih cepat dan akurat. Hindari multitasking saat membaca CV karena bisa menurunkan kualitas penilaian. Fokus penuh dalam waktu yang sudah dijadwalkan jauh lebih efektif dibanding mengecek CV secara acak sepanjang hari.
Meski CV kandidat bisa bervariasi dalam format dan isi, ada beberapa bagian penting yang bisa dijadikan fokus utama agar proses membaca lebih cepat namun tetap menyeluruh:
a. Headline atau Ringkasan Profil: Lihat bagaimana kandidat mendeskripsikan dirinya dalam beberapa kalimat.
b. Pengalaman Kerja Terakhir: Fokus pada posisi, tanggung jawab, dan durasi.
c. Kesesuaian dengan Kriteria Wajib: Apakah langsung terlihat atau harus dicari?
d. Skill dan Sertifikasi: Apakah sesuai dengan kebutuhan posisi?
e. Kerapihan dan Struktur CV: Ini bisa mencerminkan perhatian kandidat terhadap detail.
Jika memungkinkan, minta kandidat untuk menulis highlight atau summary di awal CV. Ini sangat membantu rekruter untuk mendapatkan gambaran cepat tentang siapa kandidat tersebut tanpa harus membaca semua detail terlebih dahulu.
Baca juga: Purple Squirrel: Mitos Kandidat Sempurna Rekrutmen IT
Proses screening CV memang tidak bisa dihindari dalam dunia rekrutmen, namun bukan berarti harus dilakukan dengan cara yang melelahkan dan tidak efisien. Dengan menetapkan kriteria yang jelas, memanfaatkan teknologi, dan mengatur waktu secara bijak, tim HR dapat menyaring kandidat secara lebih cepat, akurat, dan tanpa mengalami kelelahan berlebihan. Strategi sederhana namun tepat sasaran akan berdampak langsung pada kualitas rekrutmen dan memperbesar peluang menemukan kandidat terbaik dalam waktu yang lebih singkat.
Anda bisa mengunjungi MSBU, layanan IT staffing dan rekrutmen yang dapat membantu perusahaan Anda menemukan kandidat terbaik dengan lebih aman dan efisien.